常州市金坛良常初级中学

物品采购管理内部控制制度

第一章 总  则

第一条  为了规范学校采购行为，提高学校采购效率，明确岗位职责，有效降低采购成本，满足学校对优质资源的需求，维护公开、公平、公正的市场竞争环境，根据有关法律、法规规定，结合我校实际，制定本制度。  

第二条  学校总务处、财务处等部门，为履行其职能或为师生教育教学服务，使用财政性资金获取货物、工程和服务的，适用本制度。  

第三条  学校采购实行集中采购和分散采购相结合，采购项目必须严格执行区教委相关审批、核准、备案管理等基本程序。  

第二章 管理机构

第四条  成立学校采购领导小组，由学校校长任组长,分管财务后勤的副校长、纪检副校长、工会主席任副组长,成员由总务处、财务室、专职采购员组成。领导小组组长对学校采购负总责，具体事务由总务处牵头组织开展，纪检副校长、工会主席负责监督检查。

第五条  学校采购领导小组的主要职责是：传达上级有关文件精神，对各部门的政府采购申请进行审批，对部门采购行为实行过程监督检查，对发现的问题及时进行纠正，调查处理交易活动的投诉和纠纷。  

第三章 岗位职责与设定

第五条  强化内部监督

学校财务审计、副组长要发挥监督作用，加强对采购执行和监管工作的常规审计和专项审计。畅通问题反馈和受理渠道，通过检查、考核、设置监督电话或信箱等多种途径查找和发现问题，有效分析、预判、管理、处置风险事项。           

第七条  合理设岗，强化权责对应

合理设置岗位，明确岗位职责、权限和责任主体，细化各流程、各环节的工作要求和执行标准。

（一）界定岗位职责。学校应当结合自身特点，对照政府采购法律、法规、规章及制度规定，认真梳理不同环节、岗位需要重点控制的风险事项，划分风险等级，建立制度规则、风险事项等台账，合理确定岗位职责。

（二）不相容岗位分离。学校应当建立岗位间的制衡机制，特殊环节涉及的岗位应由不同的人员担任：

1. 请购部门（采购需求编制岗位及人员与采购需求内部审核岗位及人员）；

2.审批部门（学校行政会与后勤副校长、校长）；

3.采购（采购合同签订岗位及人员与采购验收的岗位及人员）；

4.验收登记（采购验收岗位及人员与资产管理的岗位及人员）。

（三）相关业务多人参与。采购人、集中采购机构对于评审现场组织、单一来源采购项目议价、合同签订、履约验收等相关业务，原则上应当由2人以上共同办理，并明确主要负责人员。

（四）实施定期轮岗。采购人、集中采购机构和监管部门应当按规定建立轮岗交流制度，按照政府采购岗位风险等级设定轮岗周期，原则上不超过三年，风险等级高的岗位原则上不超过二年。  

第四章 学校内控采购管理

第八条 装备采购计划的制定

装备采购计划的制定必须坚持经济性、实用性的原则，不盲目追求高、大、上，并由学校行政会通过。

第九条 学校采购方式

预算金额未达10万元的项目，由学校装备采购领导小组自主选择“网上商城”或“协议供货”进行采购，如线下招标能在同质同量的前提下获得更优的服务、更低的价格，可由学校装备采购领导小组实施招标采购。如采用招标采购的方式，由学校行政会商讨、审核同意并下达招标采购方式，具体采购方式为：公开招标、邀请招标、竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购、竞争性磋商采购。

第十条  订立及履行采购合同

学校根据要求编制招标文件、组织开标。学校根据招标的结果编制采购合同，与中标单位签订采购合同，合同须注明采购清单、服务范围、质保期限、完成时限、付款方式、相关质量检测和环保检测要求、违约的责任追究及处理办法等内容。

第十一条  采购验收管理

合同实施过程中和采购结束，学校应组织技术部门、纪检监察部门、工会代表和使用部门的相关人员（至少3人，其中专业人员不少于2人）进行检查验收，完成教育装备管理信息卡。

第十二条  采购材料管理

预算未达10万元的项目，招标材料由学校归档。归档材料清单如下：采购计划审批表、网上商城交易记录截图（网上商城采购提供）、协议供货二次竞价材料（协议供货采购提供）、整套开评标材料（线下、线上招标采购提供）、中标通知、合同、教育装备管理信息卡、发票（复印件）。              以上材料须按年度装订存档、备查。 

第十三条  财务结算

   项目实施完毕的财务结算须提供中标通知书、合同、发票（须有建装中心签章，同时须有经办人、证明人、法人签字）、教育装备管理信息卡（3人及以上参与验收且须有学校资产管理员签字）、固定资产入库单等有效材料方可进行财务报销。

附件:  

1. 学校学校物品采购操作流程说明

2.学校物品采购报审流程

学校物品采购采购操作流程说明

为了提高学校采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足学校对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

一、采购预算

（一）采购预算单的要素

 完整的采购单应包括一下要素：

1. 需求采购的部门、物品名、用途、数量、物品规格；

2. 后勤副校长审核；

3. 学校行政会商讨（预算大于1万，小于10万元）

4 校长审批。

（二）请购单及其提报规定

1.采购单应按照要素填写完整、清晰，由学校领导审核批准后报采购部门；

2.固定资产、日常零星采购和其他材料设备按照规定格式进行填写提报；

3.请购部门在提报请购单时应要求总务处签字、分管后勤副校长签字，同时交一份给使用部门备份，涉及的请购数量过多时，可以附件清单的形式进行提交；

4.涉及的请购物品金额：物品总计金额在500元以上的后勤副校长必审批；总金额在1000元以上的（校长必审批），数额巨大项目（预算不超过10万），需学校行政会讨论通过；

5.遇急需的物资，领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补；

6.如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。

二、询价及其规定 

（一）询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通。

（二）属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。

（三）对于紧急请购项目应优先处理。

（四）所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价。

（五）对同样规格的物品进行询价时，需比对2-3家大型供应商，并与请购部门进行协调，在同等质量的前提下，选取价低者。

（六）遇到重要的物资或预估单次采购金额大于1万元的采购情况，询价前应先向学校相关领导汇报基本情况，并上报学校行政会审核通过。

（七）询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。

（八）除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算价格在1万元以上（预算不超过10万元）的项目应由总务处组织招标，学校相关领导参与监督；

（九）比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我学校所需物资和项目的能力。

（十）比价采购或招标采购应按照规定的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价。

（十一）在询价时遇到特殊情况应书面报请学校领导批示。

三、比价、议价

（一）对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认。

（二）对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出。

（三）收到供应单位第一次报价或进行开标后应向学校领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

（四）重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。

（五）参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。

四、合同的签订 

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及教学仪器设备、易耗品及办公用品买卖合同。

（一）合同正文应包含的要素 

1. 合同名称、编号、签订时间、签订地点；

2. 采购清单、服务范围、质保期限、完成时限、付款方式、相关质量检测和环保检测要求、违约的责任追究及处理办法等内容。 

3. 包装要求；

4. 合同总额应含税，含运达学校的总价，特殊情况（如有的货物可以在合同中明确界定清楚卸货、搬运、安装、调试等费用）应注明；

5. 付款方式；

6. 供需方的信息；

7. 其他约定。

（二）合同签订

1.如涉及到技术问题及学校机密的，注意保密责任；

2.拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；

3.为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；

4.遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；

5.质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；

6.详细约定发票的提供时间及要求；

7.针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等；

8.与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款（多留质量保证金，一般5%）；

9.违约责任一定要详细、具体；

10.比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；

11.合同签定签应按照规定格式对合同初稿进行巡签审查；

12.合同巡签审查通过后应由学校领导签字，加盖学校公章方可生效；

13.签订的所有合同应及时报送学校办公室（存档）及财务部门（备查及付款）。

五、付款及合同执行

（一）付款规定

1.所有已签订合同付款时应参照学校的相关规定执行；

2.按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；

3.财务部门在接到付款审批单应在15天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知总务处并汇报学校领导。

（二）合同执行 

1.已签订合同由总务处项目负责人负责跟进，由总务处负责人进行监督，如出现问题，总务处应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及学校领导；

2.已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；

3.合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。

六、验收与入库

1.学校所有的教学仪器设备及采购物品，入库前均应通过使用部门的检验或验收；

2.合同标的物在运达学校后总务处应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；

3.固定资产及服务按照学校财务规定不入库，但固定资产应由资产管理员完成登记签号等手续。

学校物品采购报审流程

一、零星耗材及配件采购流程 

1. 需求部门及教师申请。

2. 总务处做好需求记录。

3. 分管校长审核。

4. 校长批准购买。

二、大宗物品采购流程 （预算不超过10万元）

1. 需求部门上报购物请求。

2. 后勤部门与需求部门组织方案论证。

3. 学校行政会研究决定。

4. 线上、线下招标

5. 中标通知 

6. 编制、签订合同 

7. 物品采购

8. 验收评估、结算

9. 材料整理与存档